UT Cluj logo
UT Cluj logo
Ecampus logo small

eCampus

Direcție dezvoltată prin Departamentul pentru digitalizare al Universității Tehnice din Cluj-Napoca, cu rolul de a asigura funcționarea tuturor serviciilor asociate ecosistemului eCampus - MS M365 și a componentelor locale de integrare hibridă. Asigură și componenta de management a identității electronice instituționale a studenților, angajaților și colaboratorilor Universității.

Întrebări frecvente

Ce este eCampus?

Initiativă susținută prin Departamentul pentru Digitalizare al Universității Tehnice din Cluj-Napoca, ce are ca scop facilitarea și modernizarea mediului academic prin instrumente care să ajute la transformarea digitală a universității pe cele 4 direcții: e-learning, e-student, e-cercetare și e-administrație.

Ce facilități oferă un cont instituțional Microsoft 365 (M365) UTCN?

Un cont instituțional M365 UTCN oferă licențiere prin planul educațional Microsoft M365 A3 și Azure Dev Tools for Teaching, pentru:

  • aplicații din suita Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, OneNote, Whiteboard, Access), atât desktop-based cât și web-based
  • serviciul de comunicare sincronă și asincronă (Microsoft Teams)
  • serviciul de e-mail cu spațiu de stocare cloud 100 GB (Microsoft Outlook)
  • serviciul de hosting și streaming conținut video (Microsoft Stream)
  • serviciul de evaluare online (Microsoft Forms)
  • spatiu de stocare cloud personal 1 TB (Microsoft OneDrive)
  • acces la platforma colaborativă CMS (Microsoft SharePoint)
  • sisteme de operare Windows
  • aplicații pentru dezvoltare software, tool-uri pentru productivitate

Cine are acces la un cont institutional M365 UTCN?

Studenți înmatriculați la programe de studiu (licență, masterat, doctorat, formare continuă), cadre didactice, personal administrativ și angajați pe durată determinată (inclusiv cadre didactice asociate).

Cum pot obține un cont instituțional M365 UTCN?

Conturile M365 sunt generate din sistemele informatice UTCN. Utilizatorul va primi pe adresa de e-mail folosită la înregistrarea în sistemele informatice UTCN, username-ul M365 și parola temporară.

Ce presupune prima autentificare la serviciile M365?

Folosind credențialele temporare primite la creare contului, prima autentificare a utilizatorului se face in portalul de acces la serviciile M365: http://portal.office.com Utilizatorul îsi va actualiza datele personale (telefon și/sau e-mail alternativ) pentru a putea folosi pe viitor, serviciul de recuperare a parolei (Self-Service Password Reset – SSPR).

Detalii

Cum descarc și instalez aplicații pentru dezvoltare software și tool‐uri pentru productivitate?

Accesează Azure Dev Tools for Teaching https://azureforeducation.microsoft.com/devtools folosind credențialele contului instituțional M365 UTCN, pentru a‐ți descărcare și instala ultimele versiuni de aplicații/servere pentru dezvoltare software (Visual Studio, SQL Server, etc.) și tool‐uri pentru productivitate (Visio, Project, etc.). Poți folosi resursele Azure Dev Tools for Teaching în scopuri educaționale și de cercetare.

Tutorial

Ce presupune procesul de autentificare multifactor (MFA)?

Începând cu 01 august 2022, eCampus UTCN activează autentificarea multifactor (MFA), pentru toți utilizatorii serviciilor M365 UTCN (studenți/ cadre didactice/ staff). MFA presupune autentificarea în baza parolei si cel puțin a unei metode suplimentare de validare a identității digitale (de e.g. SMS sau apel voce), cu scopul adăugării unui nivel suplimentar de securitate în conectarea și accesul la serviciile M365 instituționale.

Detalii

Tutoriale MFA: Configurare MFA , MS Authenticator și MFA , MS Teams și MFA , MS Office și MFA , MS Outlook și MFA

Sunt student doctorand UTCN. Ce date de identificare se includ într-o solicitare de asistență către eCampus?

Dacă ești student doctorand, include în solicitarea de asistență, următoarele date:

numele complet | prenumele complet | facultatea | domeniul de doctorat | anul înrolării în programul de doctorat | cont M365 student (dacă a existat anterior)

Dacă ești încadrat și pe un post de Cadru Didactic Asociat, te rugăm să specifici acest aspect și să menționezi suplimentar, facultatea și departamentul încadrării. Având aceste date, ne va fi mai ușor să te identificăm în sistem și să răspundem solicitării tale.

Sunt cadru didactic, cadru didactic asociat sau staff UTCN. Ce date de identificare se includ într-o solicitare de asistență către serviciul de suport eCampus UTCN?

Dacă ești angajat UTCN, include în solicitarea de asistență, următoarele date:

numele complet | prenumele complet | facultatea și departamentul (cadre didactice) sau compartiment/birou (staff) sau proiectul (angajați externi, durată determinată)

Având aceste date, ne va fi mai ușor să te identificăm în sistem și să răspundem solicitării tale.

II. Reguli generale privind asigurarea suportului

Punctul unic de informare asupra serviciilor M365/Azure, inclusiv în ceea ce privește asigurarea asistenței pentru acces la aceste servicii, este site-ul web al UTCluj.Digital.eCampus - https://utcluj.digital/ecampus.html

  1. UTCluj.Digital.eCampus asigură suport utilizatorilor doar în baza unei solicitări transmise pe adresa de email . Această modalitate de suport se consideră ca fiind principala metodă de solicitare a asistenței. UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a nu răspunde solicitărilor de asistență trimise prin intermediul altor canale de comunicare (ex. solicitări trimise către adrese de email personale, canale de comunicare MS Teams, alte canale de comunicare alternative, telefon personal, etc.),
  2. Solicitările de asistență comunicate prin intermediul spațiului digital al team-ul general UTCN (denumit ”Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca”) vor fi adresate doar în măsura disponibilității UTCluj.Digital.eCampus,
  3. Solicitările de asistență/cererile de suport se transmit în nume personal și nu pot fi anonime. Adresa de e-mail folosită de către utilizator în comunicare va respecta cerințele:
    • a) adresa de email asociată contului instituțional M365 - @campus.utcluj.ro sau @student.utcluj.ro, sau în cazuri excepționale pentru cadrele didactice UTCN: adresa de email furnizată de către CCD – Centrul de Comunicații de Date
    • b) în cazul în care accesul la contul M365 este restricționat, se va folosi:
      1. i. personal UTCN: adresa de email furnizată de către CCD – Centrul de Comunicații de Date,
      2. ii. studenți UTCN: adresa personală de email înregistrată și în SINU (ORI, în cazul studenților aflați în mobilitate internațională)
    • c) UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a nu răspunde solicitărilor de suport transmise de pe alte adrese de e-mail.
  4. Conținutul mesajului cererii de suport trebuie să respecte cerințele:
    • a) datele de identificare ale utilizatorului:
      • i. pentru studenți UTCN - numele complet, prenumele complet, facultatea, specializarea, anul de studii, grupa (conform WEBSINU),
      • ii. pentru doctoranzi UTCN - numele complet, prenumele complet, facultatea, domeniul de doctorat, anul înrolării în programul de doctorat, cont M365 student (dacă a existat anterior),
      • iii. pentru personal UTCN (angajați/cadre didactice asociate/angajați externi) - numele complet, prenumele complet, facultatea și departamentul (cadre didactice) sau compartiment/birou (staff) sau proiectul (angajați externi, durată determinată).
    • b) descrierea problemei prin specificarea serviciului cu probleme și detalierea problemei pentru care solicită suport,
    • c) includerea unor capturi de ecran relevante (cel mult 1 MB pentru fiecare imagine atașată) și furnizarea informațiilor necesare diagnosticării problemei,
    • d) UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a nu răspunde la mesajele care nu respectă formatul impus.
  5. Limbajul folosit în comunicarea cu UTCluj.Digital.eCampus trebuie să respecte “Regulamentul de utilizare a resurselor IT în cadrul Universității Tehnice din Cluj Napoca și de desfășurare a activităților derulate prin intermediul tehnologiei și al internetului” [link]. UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a ignora mesajele care nu respectă acest regulament,
  6. UTCluj.Digital.eCampus recomandă utilizatorilor accesul la resursele suport create pentru asigurarea asistenței la nivel UTCN (ex. https://utcluj.digital/ecampus.html, canalul YouTube eCampus UTCN: https://www.youtube.com/@ecampus-tucnteam7555), în prealabil inițierii unei solicitări de asistență.

  1. Orice angajat sau student al UTCN are dreptul:
    • a) de a deține un cont instituțional M365 pentru acces la ecosistemul M365/Azure, în baza contractului de servicii UTCN – Microsoft Romania,
    • b) de a utiliza serviciile ecosistemului digital M365/Azure, în baza facilităților oferite prin intermediul planului de licențiere,
    • c) de a beneficia de asistență pentru acces la serviciile M365, în conformitate cu punctul II,
    • d) în cazul în care problema pentru care utilizatorul solicită asistență periclitează desfășurarea activităților digitale cu impact instituțional, utilizatorul are dreptul de a beneficia de un cont M365 provizoriu,
    • e) de a fi informat, la cerere, asupra statusului soluționării cazului suport Microsoft,
    • f) de a fi informat cu privire la modificările/actualizările aduse ecosistemului digital M365/Azure de către UTCluj.Digital.eCampus, cu impact asupra activității digitale.
Regulament suport eCampus

III. Modalități complementare pentru asigurarea suportului

  1. UTCluj.Digital.eCampus furnizează asistență asincronă prin resurse digitale de tip tutoriale video, accesibile public, prin intermediul platformei de streaming YouTube (https://www.youtube.com/@ecampus-tucnteam7555).

  1. UTCluj.Digital.eCampus poate oferi suport sincron online prin intermediul rezervării unui interval de timp în MS Booking, în baza unui calendar prestabilit, conform unui protocol descris pe pagina web https://utcluj.digital/.
  2. Sesiunile de suport sincron online se desfășoară prin intermediul meetingurilor programate prin MS Booking sau prin orice altă sesiune suport derulată prin intermediul sistemelor de comunicare și se pot înregistra. UTCluj.Digital.eCampus nu poate folosi aceste înregistrări în alte scopuri decât cele legale.

  1. În vederea soluționării cererii de asistență UTCluj.Digital.eCampus poate iniția un caz suport în Centrul de Asistență Microsoft.
  2. Deschiderea unui caz suport poate fi făcută de către UTCluj.Digital.eCampus într-unul din contextele:
    1. a) în cazuri de forță majoră (ex. pe durata în care universitatea este nevoită să își deruleze activitatea parțial sau total online),
    2. b) în cazul unei solicitări complexe, dacă UTCluj.Digital.eCampus nu poate rezolva solicitarea în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la transmiterea unei solicitări conforme.
  3. În vederea deschiderii unui caz suport, solicitantul asistenței va pune la dispoziția UTCluj.Digital.eCampus informațiile necesare diagnosticării problemei, prin intermediul completării unui formular furnizat de pe adresa de .

  1. UTCluj.Digital.eCampus pune la dispoziția utilizatorilor instituționali un spațiu digital dedicat comunicării intra-instituționale, de tip “organization-wide” [link], prin intermediul team-ului denumit ”Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca”.
  2. Team-ul instituțional este pus la dispoziția angajaților UTCN (utilizatori cu rol instituțional @campus.utcluj.ro).
  3. Team-ul instituțional are următoarea structură:
    1. a) Canalul General – moderat de către UTCluj.Digital.eCampus – utilizat pentru anunțuri generale.
    2. b) Canalul eCampus – fără moderare și care reprezintă un canal tip “suport intercolegial”.
    3. c) UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul ca, în funcție de necesități, să modifice structura team-ului instituțional.
  4. Team-ul instituțional este destinat exclusiv comunicării pe teme de suport asociate serviciilor M365/Azure.
  5. UTCluj.Digital.eCampus poate interveni oricând în comunicarea pe team-ul instituțional general dacă nu este respectat Regulamentul de utilizare a resurselor IT în cadrul Universității Tehnice din Cluj Napoca și de desfășurare a activităților derulate prin intermediul tehnologiei și al internetului.
Regulament suport eCampus

IV. Managementul conturilor instituționale și a datelor asociate

  1. Blocarea conturilor de tip faculty se face:
    1. a) Conturile utilizatorilor de tip Cadru didactic și cadru didactic asociat – pot fi blocate la 6 luni după încetarea contractului de muncă. Se va avea în vedere încheierea unui ciclu universitar.
    2. b)Toate celelalte conturi pot fi blocate la 30 zile după încetarea contractului de muncă sau de la finalizarea evenimentului/proiectului pentru care s-au creat.
  2. Blocarea conturilor de tip student se face:
    1. a) Conturile utilizatorilor de tip student sunt blocate:
      1. i. după min. 3 luni de la finalizarea studiilor,
      2. ii. în situația în care nu mai sunt înmatriculați în SINU.
    2. b) Utilizatorii de tip student pot fi informați despre blocarea conturilor. Informarea se va face pe adresa de email asociată contului instituțional M365 @student.utcluj.ro.
  3. Alte situații în care pot fi blocate conturile instituționale:
    1. a) nerespectarea “Regulamentului de utilizare a resurselor IT în cadrul Universității Tehnice din Cluj Napoca și de desfășurare a activităților derulate prin intermediul tehnologiei și al internetului”,
    2. b) Încălcarea regulilor de utilizare a team-ului instituțional (denumit “Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca”) conform III.D,
    3. c) în cazul în care în procesul de monitorizare/auditare UTCluj.Digital.eCampus identifică activitate cu risc [link] din punct de vedere al securității spațiului digital asociat ecosistemului M365 [link],
    4. d) Conturile care cad sub incidența IV.B.3.a, b, c se blochează imediat și este informat BCA – Biroul Consiliului de Administrație pentru luarea unei decizii.
  4. Durata de retenție în sistem a conturilor blocate este de 1 an, după care acestea vor fi șterse fără vreo altă notificare. Deblocarea conturilor pe durata retenției se realizează prin transmiterea unei solicitări către UTCluj.Digital.eCampus și în baza existenței unei justificări cu motivație instituțională (ex. finalizarea studiilor, reînmatriculare, etc.).

  1. UTCluj.Digital.eCampus pune la dispoziția fiecărui utilizator o parolă inițială la crearea contului. Utilizatorul are obligația de a modifica această parolă automat sau manual la prima autentificare.
  2. UTCluj.Digital.eCampus poate acorda o parolă temporară la accesarea serviciilor ecosistemului M365 în conformitate cu documentația Microsoft [link].
  3. Parola poate fi modificată doar de către utilizatorul de drept folosind serviciul SSPR – Self Service Password Reset.
  4. Parola poate fi recuperată doar de către utilizatorul de drept folosind serviciul SSPR – Self Service Password Reset.
  5. În cazul în care în procesul de monitorizare/auditare al unui cont instituțional M365, UTCluj.Digital.eCampus identifică activitate cu risc din punct de vedere al securității ecosistemului M365/Azure [link], UTCluj.Digital.eCampus poate reseta parola și poate aloca o parolă temporară care va fi schimbată automat la prima conectare. Utilizatorul în cauză va fi notificat pe adresa de e-mail M365 cu privire la acțiunea de resetare a parolei, inițiată de către UTCluj.Digital.eCampus.

  1. Datele asociate serviciului MFA – Multi Factor Authentication se pot modifica la solicitarea utilizatorului de drept realizată pe adresa dacă acesta transmite o solicitare de acest tip de pe:
    1. a) Adresa instituțională M365 (în cazul în care aceasta este activă), adresa de email prezentă în câmpul email din secțiunea Authentication methods din Azure AD, sau adresa de email furnizată din SINU la crearea contului.
    2. b) În cazul în care identitatea solicitantului nu poate fi confirmată în baza comunicării prin e-mail, UTCluj.Digital.eCampus va organiza un meeting online – și va trimite link-ul spre meeting utilizatorului ce va participa în sesiune cu rol de guest. În vederea confirmării identității, utilizatorul va face dovada identității prin partajare în fața camerei, în paralel cu stream-ul video activ, a unui document ce atestă identitatea (C.I., legitimații instituționale – carnet student/legitimație angajat). Sesiunea nu va fi înregistrată și UTCluj.Digital.eCampus nu va păstra date cu caracter personal din sesiune (ex. capturi acte de identificare).
  2. În cazul în care în procesul de monitorizare/auditare UTCluj.Digital.eCampus identifică activitate cu risc din punct de vedere al securității spațiului digital asociat ecosistemului M365.
  3. Pentru a permite unui utilizator recuperarea accesului la propriul cont M365, UTCluj.Digital.eCampus poate șterge toate datele asociate serviciului MFA din secțiunea Authentication methods din Azure AD și poate solicita reluarea procesului de înregistrare MFA.
  4. Pentru a permite unui utilizator recuperarea accesului la propriul cont M365, UTCluj.Digital.eCampus poate modifica/corecta câmpul email din secțiunea Authentication methods din Azure AD.
  5. În cazul în care în procesul de monitorizare/auditare al unui cont instituțional M365, UTCluj.Digital.eCampus identifică activitate cu risc din punct de vedere al securității spațiului digital asociat ecosistemului M365, UTCluj.Digital.eCampus poate șterge toate datele aferente MFA și revoca toate sesiunile MFA.
  6. Utilizatorul, ale cărui date asociate MFA au fost modificate, va fi notificat pe adresa de e-mail M365 cu privire la acțiunile de (re)configurare MFA, inițiate de către UTCluj.Digital.eCampus.

  1. Datele logs asociate contului instituțional M365 cu privire la activitatea digitală în ecosistemul M365/Azure au o retenție implicită de 1 an pentru tenantul instituțional de tip educațional M365 UTCN [link].
  2. Datele logs asociate serviciilor M365 sunt definite de către Microsoft [link]. UTCluj.Digital.eCampus nu poate avea acces la alte date decât cele puse la dispoziție de Microsoft.
  3. UTCluj.Digital.eCampus nu poate altera datele furnizate de către toolurile software de administrare de tip Security&Compliance oferite prin ecosistemul M365.
  4. Retenția datelor poate fi modificată la 10 ani în următoarele cazuri:
    1. a) La cererea explicită a utilizatorului, pentru propriul cont, dacă aceasta este transmisă spre adresa folosind adresa de email instituțională M365.
    2. b) Când un utilizator inițiază adrese către instituții și organisme abilitate ale statului sau deschide un context penal, având ca și subiect activitatea digitală a contului instituțional M365 (plângeri penale, petiții, etc.).
    3. c) Dacă utilizatorul este sau a fost în lista de utilizatori cu risc ridicat de securitate (risky users) [link] și a fost detectat de UTCluj.Digital.eCampus în procesul de monitorizare automată sau manuală sau dacă există suspiciunea că acesta are activitate digitală cu risc din punct de vedere al securității.
    4. d) La solicitarea scrisă a:
      1. i. Biroului Consiliului de Administrație – BCA.
      2. ii. Comisiei de Etică cu aprobarea BCA.
    5. e) Pentru conturile active asociate rolurilor de administrare globală.
  5. Orice modificare referitoare la perioada de retenție a datelor va fi comunicată utilizatorului pe adresa instituțională M365.
Regulament suport eCampus

Contactează-ne la:

Suport eCampus